Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik

Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik

autor:
Nancy Conner, Matthew MacDonald
cena:
99.00
data wydania:
2011-05-23

zobacz szczegóły

dodaj do koszyka

Korespondencja seryjna - Listy seryjne - część pierwsza

Przygotowanie korespondencji seryjnej zawsze składa się z trzech etapów. Przygotowanie treści dokumentu głównego. Stworzenie źródła danych (lub skorzystanie z gotowej bazy przygotowanej w Excelu, Accessie, Wordzie).

Układ kolumnowy w dokumencie

Układ kolumnowy w dokumencie

Word umożliwia formatowanie tekstu w kolumnach na wzór kolumn typu gazetowego.
Tekst w kolumnach typu gazetowego przepływa w sposób ciągły z końca jednej kolumny do początku następnej.

Korespondencja seryjna - Word 2000

Dwa poprzednie tutoriale byly poświęcone tworzeniu korespondencji seryjnej w wersji Worda 2003. Jednakże wielu użytkowników nadal korzysta z Worda 2000, w której proces przygotowywania korespondencji wygląda inaczej.

Korespondencja seryjna - Listy seryjne - część druga

W poprzednim tutorialu opisałam sposób tworzenia korespondencji seryjnej.
W bieżącym tutorialu opiszę sposób na filtrowanie oraz sortowanie źródła danych, a także metodę na wykorzystanie zewnętrznej bazy typu Access oraz Excel.

Gdy posiadamy gotową bazę danych możemy ją wykorzystac jako źródło danych w korespondencji seryjnej. Może to byc baza przygotowana w Accessie, a także lista w Excelu.

Baza Accessa jako źródło danych

Zacznijmy także od wybrania polecenia: Narzędzia | Listy i dokumenty wysyłkowe | Korespondencja seryjna. Następnie przejdźmy do kroku trzeciego: do wybrania źródla danych.

Korespondencja seryjna 2

W części Wybierz adresatów zaznacz opcję: Użyj istniejącej listy i kliknij lącze: Przeglądaj.

Korespondencja seryjna 2

W okienku przegladania wskaż plik, z którego będziesz pobierać dane. Jeśli zaznaczysz plik Accessa - program wygneruje okno, w ktorym nalezy wskazac tabelę, z której pobieramy dane do źrodła danych w korespondencji seryjnej.

Korespondencja seryjna 2

Word automatycznie pobierze wszystkie dane z tabeli i wyświetli je w oknie Adresaci korespondencji seryjnej.

Korespondencja seryjna 2

Proste sortowanie

Korespondencja seryjna 2

Do prostego przesortowania danych w bazie można użyć nagłówków kolumn. Kliknięcie w naglówek kolumny Staż powoduje przesortowanie danych w porządku rosnącym.
Ponowne kliknięcie w ten sam nagłówek zmienia porządek sortowania ma malejący.
Sortowanie tym sposobem jest przydatne tylko wtedy, gdy sortujemy dane tylko wedlug jednej kolumny.

Proste filtrowanie

Przy filtrowaniu nalezy kliknąć przycisk filtrujący (czyli mały czarny trójkąt) i nastęnie kliknąć przykładowo nazwę miasta.

Korespondencja seryjna 2

Program przefiltruje dane w bazie i pozostawi tylko te rekordy, które spelniły narzucone kryteria.

Korespondencja seryjna 2

Przywrócenie pełnej listy danych w bazie wymaga ponownego kliknięcia na przycisk filtrujący (zauważ, że teraz trójkąt jest w kolorze niebieskim!) i wybrania z listy opcji polecenia Wszystkie

Prześledźmy, jak zadziała wybranie polecenia Puste na kolumnie Telefon.

Korespondencja seryjna 2

W efekcie zostają tylko rekordy, w których nie podano numeru telefonu - czyli Puste.

Korespondencja seryjna 2

Filtrowanie zaawansowane

Poprzedni sposób wybierania danych z bazy jest prosty i wygodny, jednakże jest mało praktyczny ponieważ daje możliwość nałożenia tylko jednego kryterium na kolumnę. Program wyświetla tylko te rekordy z bazy, które spełnią dokładnie to kryterium. Czyli w przypadku, kiedy chcielibyśmy znaleźć osoby w pewnym przedziale wieku, lub powyżej określonego pułapu możliwości tego filtra okażą się niewystarczające.

Filtr zaawansowany pozwala ominąć opisane wyżej ograniczenia.

Na przykład: interesują nas tylko osoby z miast Warszawa oraz Łomianki.
Tak jak poprzednio należy kliknąć przycisk filtrujący i następnie zaznaczyć opcję Zaawansowane.

Korespondencja seryjna 2

Po wybraniu opcji Zaawansowane program otworzy okno Filtrowanie i sortowanie.
W tym oknie wybieramy nazwę pola, dla którego tworzymy kryterium, operator porównania oraz wprowadzamy kryterium.
Kryterium może być liczbą, oraz wyrazem. W przypadku porównywania wyrazów (tak jak nazwa miasta) należy wybrać operator Równe.

Korespondencja seryjna 2

W przypadku podawania kilku kryteriów należy jeszcze określić operator logiczny.
W programie Word są dwa takie operatory: LUB oraz I.

Wybranie operatora LUB oznacza, że zostaną wyświetlone te rekordy, które spełnią pierwszy LUB drugi warunek. Natomiast operator I spowoduje, że program wyświetli takie rekordy, które spełniają OBA warunki jednocześnie (o ile takie rekordy występują w bazie.

Przejdźmy teraz na zakładkę Sortowanie rekordów w tym samym oknie. Zakładka ta umożliwia wykonanie zaawansowanego sortowania, tzn. jednocześnie na maksymalnie trzech kolumnach.

Korespondencja seryjna 2

Przy sortowaniu rekordów na tej zakładce można nałożyć maksymalnie trzy kryteria oraz określić porządek sortowania: rosnący lub malejący.
Najwyższy priorytet ma kryterium pierwsze, najniższy priorytet - kryterium ostatnie, co ozacza, że jest wykonywane jako ostatnie i tylko wtedy, gdy jest to możliwe.

Oto efekt:

Korespondencja seryjna 2

Jak widać zostały wybrane tylko osoby z Warszawy oraz Łomianek. Lista osób została także przesortowana. Pierwsze kryterium sortowania podzieliło listę na dwie części: Łomianki i Warszawa, drugie kryterium (sortowanie wg kolumny nazwisko) posortowało listę osób alfabetycznie według nazwisk ale w obrębie każdego miasta.

Na poniższych zrzutach ekranowych przykładowe popularne kryteria.

Korespondencja seryjna 2

Osoby z przedziału wiekowego 30-40 lat.

Korespondencja seryjna 2

Osoby z grup wiekowych: do 30 r.ż. oraz powyżej 40 r.ż.

Korespondencja seryjna 2

Lista kartografów z 3-letnim stażem poniżej 30 roku życia.

Arkusz Excela jako źródło danych

Posiadając arkusz z danymi utworzony w Excelu, także można wykorzystać go jako źródło danych do korespondencji seryjnej. Sortowanie i filtrowanie takiej listy odbywa się analogicznie jak w przypadku bazy Accessa opisane wyżej.

Wybieranie pliku Excela jako źródła danych wygląda identycznie jak w przypadku Accessa, czyli wybranie pliku i wskazanie arkusza, którego używamy jako bazy (przy podłączaniu pliku Accessa należało wskazać tabelę, która pełniłaby rolę źródła).
(Jeśli nie pamiętasz - wróć do dwóch pierwszych obrazków na górze bieżącego tutoriala.

Korespondencja seryjna 2

Pamiętając o użytkownikach starszej wersji Worda następny tutorial będzie poświęcony także korespondecji seryjnej, ale w wersji Word 2000.


Księga gości
goshka13@gmail.com | www.gohha.favorites.pl